COMMUNICATION SKILLS
入社時研修
コミュニケーションスキル向上
正確に伝える力を磨き、効果的に意思疎通（コミュニケーション）を図りましょう！
5W1H：情報を的確に伝える
5W1Hとは
- 5W1Hとは、情報を漏れなく的確に伝えるための「いつ(When)」「どこで(Where)」「誰が(Who)」「何を(What)」「なぜ(Why)」「どのように(How)」の6つの要素で構成されたフレームワークです。
- ビジネスシーンの報告・連絡・相談やマーケティングで、誤解を防ぎ、効率的に意思疎通を図るために必須の基本手法です。
5W1Hの構成要素
各要素の頭文字をとったもので、以下の意味を持ちます。
- 日時、期間、期限
- 場所、場面、エリア
- Web上など
- 主語、担当者、顧客
- 関係者（主体、ターゲット）
- 対象物、目的、議題
- 商品（内容、物）
- 理由、原因、背景
- 目的（根拠）
- 手段、方法、手順、プロセス
5W1Hを活用するメリット
- 情報の過不足がなくなる：必要な情報が網羅され、相手に正確に伝わる。
- コミュニケーションの効率化：無駄なやり取りや誤解を減らし、スピード感が増す。
- 思考の整理・分析：計画立案や問題の根本原因を見つける際に役立つ。
具体的な活用場面
- 報告・連絡・相談（ホウレンソウ）：「いつ、誰が、何を」したのか、的確に伝える。
- 企画書・メール作成：「なぜ（Why）」を意識することで、説得力が増す。
- トラブル対応：「なぜ（Why）」や「どのように（How）」を分析し、再発防止策を練る。
発展形：5W2Hなど
5W1Hに要素を追加することで、さらに具体性を高めることもあります。
5W1H ＋ How much（いくらで／どれくらい）
5W2H ＋ How many（いくつ）
報・連・相（ほうれんそう）の徹底
報・連・相とは
報連相（ほうれんそう）とは、ビジネスにおける基本のコミュニケーションである「報告」「連絡」「相談」の頭文字をとった言葉です。
上司や同僚と業務の進捗・課題を共有し、トラブルの未然防止やチームの円滑な業務遂行、意思決定の迅速化を目的として行われます。具体的には以下の要素で構成されます。
報告
指示された業務の進捗状況や結果を伝えること。
依頼された業務の経過や結果を、指示を出した上司や担当者に伝えること。
連絡
関係者にスケジュールや事実、現状を共有すること。
決定事項やスケジュール、トラブルなどの情報を関係者に周知すること（自分の意見は含めないのが基本）。
相談
不明点や疑問点、トラブルの対処法についてアドバイスを求めること。
判断に迷るときや問題が発生したときに、上司や同僚に意見を仰ぐこと。
報連相のポイント
- 目的を理解する：トラブルの早期発見、効率的な仕事の進行、信頼関係の構築。
- 伝える順番：結論から先に話す（PREP法など）。
- タイミング：進捗の節目、トラブル発生時、迷った時など「早め」に伝える。
- 相手に合わせる：忙しい状況を配慮し、要点を絞って伝える。
報連相を適切に行うことで、周囲からの信頼が得られ、チーム全体の生産性が向上します。
PREP法とは
説得力を高める「PREP法」
PREP（プレップ）法は、結論から話すことで説得力と明快さを高めるビジネスのフレームワークです。Point（結論）、Reason（理由）、Example（具体例・根拠）、Point（再度結論）の順に構成し、報告・連絡・相談やプレゼンにおいて、短い時間で相手に意図を正確に伝える際に非常に有効です。
「結論から言うと〜です」と、まず主張を伝える。
なぜその結論に至ったのか、背景を説明する。
理由を裏付ける事例や数値を挙げる。
再度、要点を述べて締めくくる。
【PREP法のメリット】
- 短時間で伝わる：結論ファーストのため、相手のストレスが少ない。
- 説得力が増す：理由と具体例がセットになっている。
- 整理しやすい：話の構成が一定の型に当てはまるため、迷わず話せる。
【注意点】
結論から入るため、物語的な面白さや、共感を呼ぶ情緒的な説明には不向きです。
使用例（報告）
実践のコツ
- 結論から話す：忙しい相手の時間を奪わないよう、まず結果や要件を伝えます。
- タイミング：完了時だけでなく、中間報告をこまめに行うと安心感を与えられます。
- 「おひたし」を意識：上司側の心得として、部下の報連相に対して「おこらない・ひていしない・たすける・しじする」といった姿勢も重要視されています。
おこらない
ひていしない
たすける
しじする
明瞭な表現で伝える力をアップ
明瞭な表現とは
- 明瞭に表現するとは、言葉、文章、映像などがぼんやりせず、はっきりと分かりやすい状態を指します。
- 受け手に意味がひとつに定まるよう、平易で具体的な言葉を使い、情報（5W1H）を明確に伝えます。
- 誤解の余地がない、一目瞭然なコミュニケーションを意味します。
明瞭に表現するための具体的な方法
- 平易な言葉を使う：難しい専門用語や概念を避け、誰にでも分かる言葉を選ぶ。
- 具体的に伝える：抽象的な表現を避け、数値や具体的な事実（事実・エピソード）を用いる。
- 主語・目的語を明示する：省略せず、誰が何をどうするのかをはっきりさせる。
- 5W1Hを明確にする：いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように、の要素を網羅する。
- 構造を簡潔にまとめる：簡潔明瞭（簡単で要領を得た状態）を目指す。
明瞭な表現は、ビジネス文書や指示、報告において、誤解や手間を減らすために重要視される技術です。
報連相のチャネルと使い分け
報連相（報告・連絡・相談）を円滑に行うための主な対応チャネル（手段・ツール）は、内容の緊急度や重要度によって使い分けるのが効果的です。主なチャンネルと使い分けの目安は以下の通りです。
口頭・対面
【用途】緊急事態の報告、複雑な内容の相談、謝罪、機密性の高い話
ニュアンスが伝わりやすく、即座にフィードバックが得られる。
「言った・言わない」のトラブルを防ぐため、決定事項は後でチャットやメールに残す（備忘録）のが鉄則です。
ビジネスチャット
【用途】進行中の細かい進捗報告、相談、簡単な連絡
リアルタイム性が高く、ログが残る。チーム全員に共有しやすい。
重要な決定事項が流れやすいため、スレッド機能を活用したり、後でメール/ドキュメントにまとめる必要があります。
メール
【用途】社外への公式な連絡、証跡を残すべき重要な決定事項、長文の報告
フォーマルな記録として残り、後から検索しやすい。
レスポンスに時間がかかる場合があるため、至急案件には向きません。
共有システム
【用途】プロジェクト全体の進捗管理、議事録、日報・週報の共有
情報が整理された状態で蓄積され、チーム全体で状況を把握できる。
更新を忘れると形骸化しやすいため、入力のルール化が必要です。